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KD Personalakte Nachweise im Blick
Digitale Personalakte für dezentrale Teams

Jeder Nachweis.
Jede Frist.
Ein klarer Status.

KDPersonalakte verbindet sichere Dokumentablage mit Pflichtnachweisen, Prüfworkflows und automatischen Eskalationen – über Mitarbeitende, Niederlassungen und Mandanten hinweg.

Persönliche Demo anfragen Abonnements ansehen

4 Stufen

Eskalationslogik

30 · 60 · 90

Tage im Fristenblick

1 Status

für jede Akte

KD

Fristen-Cockpit

Spedition Mustermann · alle Niederlassungen

Überfällig

04

Bald fällig

11

Vollständig

86

Führerschein · Anna Berger

Niederlassung Köln · Eskalation an Leitung

−3 Tage

Arbeitserlaubnis · Miguel Santos

Niederlassung Essen · Mitarbeitender erinnert

21 Tage

Staplerschein · David Klein

Geprüft und freigegeben

Aktuell
04

Automatisch

Eskalation ans Management

Mandantenfähig

saubere Datentrennung

Vier-Augen-Prinzip

klare Dokumentprüfung

Audit-Log

Aktionen nachvollziehen

REST-API

Prozesse verbinden

Mehr als ein Dateiordner

Nachweise werden zu steuerbaren Prozessen.

Jede Dokumentart erhält ihre eigene Logik. So sehen Personalverantwortliche nicht nur, was abgelegt ist, sondern auch, was fehlt, geprüft werden muss oder bald abläuft.

Dokumenttyp-Regelwerk

Eine Regel, die für jede passende Personalakte mitdenkt.

Pflichtstatus, Mitarbeitergruppe, Ablaufdatum, Prüfintervall und Eskalation greifen als durchgängiger Prozess ineinander.

01

Dokumenttyp

02

Pflichtgruppe

03

Prüfung

04

Frist

05

Eskalation

Fristen

Ampel statt Excel-Chaos

90

30-, 60- und 90-Tage-Sichten priorisieren die nächsten Schritte. Berichte stehen als XLSX und CSV bereit.

kritischbeobachtenaktuell
4A

Sicher prüfen

Hochgeladene Nachweise werden freigegeben oder begründet abgelehnt. Das Vier-Augen-Prinzip trennt Upload und Prüfung.

NL

Dezentral organisiert

Mehrere Niederlassungsleitungen, Vertretungen und direkte Führungskräfte arbeiten in klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen.

MT

Mandantenfähig gedacht

Globale Dokumenttypen bleiben geschützt. Firmen passen eigene Kopien an und können sie kontrolliert auf den Standard zurücksetzen.

Vom Upload bis zur Eskalation

Ein Workflow, der niemanden im Unklaren lässt.

Beschäftigte, Führungskräfte und Administration sehen genau die Aufgaben und Informationen, für die sie verantwortlich sind.

Eigenen Ablauf besprechen
  1. 01

    Nachweis hochladen

    Beschäftigte oder Verantwortliche laden Dokumente in die private Personalakte. Eine SHA-256-Prüfsumme schützt die Dateiintegrität.

  2. 02

    Prüfen und entscheiden

    Berechtigte Führungskräfte prüfen den Nachweis, geben ihn frei oder lehnen ihn mit nachvollziehbarem Grund ab.

  3. 03

    Frist automatisch überwachen

    Gültigkeit und Prüfintervall des Dokumenttyps bestimmen, wann die nächste Wiedervorlage entsteht.

  4. 04

    Gezielt eskalieren

    Offene Aufgaben wandern stufenweise von Beschäftigten über Führung und Administration bis zum Management.

Eine Plattform, klare Rollen

Gebaut für Unternehmen mit vielen Verantwortlichen.

Personalabteilung

behält Vollständigkeit und Fristen im Blick

Führungskräfte

prüfen Nachweise ihrer zugeordneten Teams

Beschäftigte

laden eigene Dokumente sicher hoch

Unternehmensgruppen

steuern Standards über mehrere Mandanten

Monatliche Subscriptions

Ein Tarif, der zu Ihrem Nachweisprozess passt.

Abgerechnet wird je aktivem Beschäftigten und Monat. Alle Tarifpreise werden als Nettobeträge ausgewiesen; die deutsche Umsatzsteuer von 19 % ist direkt darunter transparent aufgeschlüsselt.

Akte

Ordnung für jede Personalakte

Nettopreis

3,50 € pro aktivem
Beschäftigten / Monat

+ 19 % USt.: 0,67 €*

Brutto: 4,17 €* je Beschäftigten / Monat

Mindestumsatz: 99,00 € netto + 18,81 € USt. = 117,81 € brutto / Monat

  • ✓Digitale Personalakten
  • ✓Employee Self-Service
  • ✓Rollen und geschützte Dokumente
  • ✓Standard-Dokumenttypen
  • ✓Vertragsstammdaten und Basisberichte
Akte anfragen
Empfohlen

Compliance

Fristen und Nachweise aktiv steuern

Nettopreis

5,50 € pro aktivem
Beschäftigten / Monat

+ 19 % USt.: 1,05 €*

Brutto: 6,55 €* je Beschäftigten / Monat

Mindestumsatz: 149,00 € netto + 28,31 € USt. = 177,31 € brutto / Monat

  • ✓Alles aus Akte
  • ✓Pflichtnachweise je Mitarbeitergruppe
  • ✓Prüfworkflow und Vier-Augen-Prinzip
  • ✓Prüfintervalle und vier Eskalationsstufen
  • ✓Fristenampel, Exporte, Audit-Log und API
Compliance-Demo anfragen

Gruppe & Partner

Standards über Mandanten hinweg

Nettopreis

Individuell

nach Mandanten, Volumen und Einführung
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer

  • ✓Zentrale Superadmin-Verwaltung
  • ✓Mehrere Mandanten und Niederlassungen
  • ✓Globale Vorlagen mit Firmenkopien
  • ✓Lizenzierte Mitarbeiterlimits
  • ✓Individuelle Einführung und Konditionen
Gruppenangebot anfragen

* Die Bruttopreise sind Rechenwerte auf Basis von 19 % deutscher Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird auf den gesamten Nettorechnungsbetrag berechnet; dadurch können bei Stückpreisen Rundungsdifferenzen entstehen. Leistungsbeschreibung, Abrechnung und Vertragslaufzeit ergeben sich aus dem individuellen Angebot.

Häufige Fragen

Kurz geklärt.

Für Ihren konkreten Akten- und Nachweisprozess zeigen wir Ihnen die passende Konfiguration gern persönlich.

Können Beschäftigte Dokumente selbst hochladen?

Ja. Beschäftigte können eigene Nachweise in ihre Personalakte hochladen, den Bearbeitungsstatus einsehen und Erinnerungen erhalten. Die späteren Prüfentscheidungen bleiben bei den dazu berechtigten Rollen.

Wie werden mehrere Niederlassungen abgebildet?

Niederlassungen können mehreren Leitungen und Vertretungen zugeordnet werden. Direkte Führungskräfte bleiben parallel nutzbar, sodass Zuständigkeiten zur Organisation passen.

Was passiert bei einem ablaufenden Nachweis?

Die Regel des Dokumenttyps bestimmt Prüfintervall, Erinnerung und Eskalation. Offene Wiedervorlagen können stufenweise Beschäftigte, Führungskräfte, Administration und Management erreichen.

Lassen sich Daten und Berichte exportieren?

Ja. Fristen- und Vergütungsberichte können als XLSX oder CSV exportiert werden. Zusätzlich steht eine geschützte REST-API für angebundene Prozesse zur Verfügung.

KD

Machen Sie aus Personalakten einen verlässlichen Prozess.

Wir zeigen Ihnen KDPersonalakte anhand Ihrer Standorte, Rollen und wichtigsten Nachweisarten.

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